Digitalisiert eure Spesen- und Geschäftsausgaben im Handumdrehen.

Warum ihr euch durch die Einführung eines digitalen Ausgabenprozesses bares Geld spart.

Auf der Suche nach möglichen Optimierungen betrieblicher Prozesse stößt so mancher Unternehmer auf die Reisekosten- oder Spesenabrechnung seiner Mitarbeiter, die mit großem Aufwand manuell erledigt wird. Das ist im digitalen Zeitalter nicht nur ineffizient, sondern sorgt für Verärgerung bei den Mitarbeitern und in der Buchhaltung. Eine Analyse der Ist-Situation bildet die Grundlage für die Suche nach einer effizienteren und zeitgemäßeren Lösung.

Spesenabrechnung: Bürokratie mit wenig Nutzen

Steuerlich gesehen gehört die Abrechnungen der Geschäftsausgaben von Mitarbeitern oder Unternehmern selbst zu den kompliziertesten Regelungen in der Buchhaltung. Das liegt zum einen darin, dass die Unternehmen in den Arbeitsverträgen mit ihren Mitarbeitern selbst regeln können, ob und in welcher Höhe die Spesen erstattet werden. Verpflichtet sind Arbeitgeber nämlich dazu nicht. Wenn Firmen dann tatsächlich Aufwendungen übernehmen, begrenzt der Gesetzgeber die Höhe der steuerfreien Zahlungen. Auf bestimmte Kosten müssen pauschale Lohnsteuern abgeführt werden. Als Stichworte seien hier nur die Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand oder die Übernachtungspauschale genannt, deren Höhen sogar vom jeweiligen Land des Aufenthalts abhängig sind. Das alles führt dazu, dass jede einzelne Ausgabe erfasst und durch einen erfahrenden Buchhalter bewertet werden muss. Außerdem sind die Kosten mit Umsatzsteuer belegt – Unternehmen können sich diese erstatten lassen. Im Ausland muss dafür das sogenannte Reserve Charge-Verfahren genutzt werden. In den meisten Fällen erfolgt die Abrechnung über Mitarbeiterauslagen. Für Arbeitnehmer bleiben die steuerlichen Hintergründe jedoch meist unverständlich, das macht die Abrechnung intransparent und nicht nachvollziehbar.

Die Realität in deutschen Unternehmen

Für die korrekte Erfassung der Geschäftsvorfälle und deren richtige Verbuchung ist es notwendig, die Belege in der Buchhaltung einzusammeln. Für jedes Unternehmen empfiehlt sich eine Reisekostenrichtlinie, in denen die einzelnen Punkte aufgeführt werden. Damit wird bereits vor Entstehung der Geschäftsausgaben geregelt, in welcher Höhe sie erstattet werden und in welcher Form die Abrechnung einzureichen ist. Nur so kann Streit vermieden werden. Um die Buchhaltung zu entlasten und den manuellen Aufwand zu minimieren, werden die Mitarbeiter meist aufgefordert, ihre Spesenkosten mit Hilfe von Formularen nachzuweisen und die Belege anzuhängen. Ärgerlich für die Angestellten – denn damit sind sie gezwungen, über einen bestimmten Zeitraum in Vorleistung zu gehen. Erst wenn sie Ruhe finden, die Abrechnung ordnungsgemäß zu erstellen und diese eingereicht haben, können sie auf ihre Erstattung hoffen. Penible Buchhalter melden dann oft noch Klärungsbedarf an, etwa wenn Unterlagen nicht vollständig sind oder Bewirtungsbelege nicht alle Angaben enthalten. Außerdem kann die Rückzahlung nur dann erfolgen, wenn der Arbeitgeber über genügend Liquidität auf dem Bankkonto verfügt, sonst lässt die Auszahlung weiter auf sich warten. Die Folge: genervte und frustrierte Mitarbeiter, deren Engagement und Leistung sinkt. Der lange Zeitraum zwischen Entstehung der Kosten und deren Abrechnung erschwert außerdem die Planung des Unternehmens – niemand kann genau beziffern, welche Spesen zu welchem Projekt noch eingereicht werden. So kann ein Auftrag, der noch lukrativ erscheint, durch großen Aufwand in der Betreuung durch die nachträglich geltend gemachten Mitarbeiterauslagen plötzlich Verluste einbringen.

Solche Prozesse sind ineffizient und veraltet

Damit wird deutlich, dass die Abrechnung der Mitarbeiterspesen in solchen Fällen

  • Zeit und personelle Ressourcen verschwendet
  • nicht transparent und verständlich ist
  • zur Unzufriedenheit führt, wenn die Erstattung lange auf sich warten lässt
  • Mitarbeiter in finanzielle Schwierigkeiten geraten lässt.

Die Lösung: modernes Expensemanagement mit Apps oder Software

Mit einer veralteten Spesenabrechnung reagiert das Unternehmen nur auf die Auslagen der Angestellten – eine Steuerung oder Planung dieser Prozesse kann nicht erfolgen. Ein aktives Ausgabenmanagement kann heute mit Hilfe von intelligenter Software oder innovativen Apps erledigt werden.

Das bringt viele Vorteile:

  • durch vorab aufgestellte Budgets, die nicht überschritten werden dürfen, sind die Kosten vorab planbar
  • Mitarbeiter können selbst die Gestaltung des Budgets übernehmen, so übernehmen sie Verantwortung für die von ihnen verursachten Kosten
  • das Management verfügt stets über einen detaillierten Überblick über die Budgets in Echtzeit
  • das Einreichen digitaler Dokumente mindert die Bürokratie und erleichtert das Abrechnen – weniger Aufwand führt zu geringeren Verwaltungskosten
  • gesetzliche Informationen oder unternehmensspezifische Regelungen stehen allen Beteiligten jederzeit zur Verfügung
  • die interne Kommunikation läuft nicht mehr über die Post oder über e-Mails, sondern nur noch über einen digitalen Kanal

Unser Ansatz: Prepaid-Karten für die Mitarbeiterauslagen

Start-ups und jung gebliebene Unternehmen sind das Ziel unserer Lösung eines effizienten Expensemanagements. Mit Clig automatisiert ihr nicht nur einfach die Kostenerstattung. Unsere Lösung erlaubt eine transparente Darstellung in Echtzeit aller Unternehmensausgaben sowie Teambudgets. Teams oder einzelne Angestellte erhalten eine aufladbare Clig Card und können somit sofort über ein definiertes Guthaben für ihre Unternehmensausgaben verfügen. Die Sammlung aller relevanten Daten über die Karte verschlankt die gesamte Abrechnung. Die einzuhaltenden Spielregeln sind dabei entsprechend der Firmenrichtlinien bereits hinterlegt. Mit unserer Lösung kommt so Transparenz in diesen komplizierten betrieblichen Prozess, die Ersparnis von Zeit und Manpower bringt innovativen Unternehmern Kostenvorteile. Der Einsatz der neuen Technik beeindruckt vor allem junge und kreative Mitarbeiter.

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