Digitalisierung ist viel mehr als nur der Einsatz neuer Technologien, um analoge Prozesse zu optimieren.

Digitalisierung ist viel mehr als nur der Einsatz neuer Technologien, um analoge Prozesse zu optimieren.

Der Begriff Digitalisierung bezeichnet ursprünglich „das Umwandeln von analogen Werten in digitale Formate und ihre Verarbeitung oder Speicherung in einem digital technischen System“, soweit so Wikipedia.

Digitalisierung hat per Definition also eine technische Komponente. In Bezug auf das Ausgabenmanagement sogar eine sehr relevante. Ein Anwendungsbeispiel: Mitarbeiter strecken Kosten für Firmenausgaben vor, z.B. Reisekosten, ein Teamevent, den Blumenstrauß für eine Kollegin zum Abschied, reichen im Anschluss die Quittungen aus Papier mit einem Dokument zur Erstattung ein. Diese werden dann eingescannt, zur Unterschrift an den Vorgesetzten gegeben und wandern zu guter Letzt in die Buchhaltung. Durch viele Hände geht ein Stück Papier, was dokumentiert, dass ein Mitarbeiter von daheim zum Bahnhof gefahren ist. Der Prozess mit Clig: ein Unternehmen wird einmalig verifiziert und kann im Anschluss für beliebig viele Mitarbeiter in wenigen Sekunden Clig Cards, Prepaid Mastercards® mit individuellen Limits anlegen. Ab diesem Zeitpunkt bezahlen Mitarbeiter Firmenausgaben mit ihrer eigenen Clig Card, laden den Beleg mobil – per Foto oder Datei upload - in Ihren Clig Account und die Kollegen aus dem Controlling übertragen die Daten in Buchhaltungssysteme. Da ist offensichtlich einiges an Technik im Einsatz. Aber an dem Beispiel Ausgabenmanagement wird sehr offensichtlich, dass Digitalisierung viel weiter greift, als nur, mit dem Einsatz neuer Technologien einen analogen Prozess zu optimieren. Im Fall von Clig digitalisieren wir den Prozess des Einreichens von Belegen, was zu einer enormen Erleichterung und Zeitersparnis im Arbeitsalltag führt. Insbesondere in Zeiten, in denen sich den Luxus einer Assistentin, die früher solche Aufgaben übernommen hat, höchstens noch der Geschäftsführer einer Firma leistet. Darüber hinaus unterstützt Clig zusätzlich die Anforderungen, die sich aus dem Auflösen von Hierarchien und new work ergeben. Bis vor einigen Jahren hatten ausschließlich Führungskräfte mit Budgetverantwortung die Leitung für Projekte in Unternehmen inne und haben Ausgaben bezahlt. Heute hingegen formieren sich Teams je nach Aufgabenstellung immer wieder neu. Projekte werden mit Budgets versehen, die von mehreren Teilnehmern ausgegeben und verantwortet werden. Die klassische Führungsrolle mit Zeichnungsberechtigung entfällt heute zunehmend in Unternehmen. Mitarbeiter müssen daher viel autonomer als noch vor einigen Jahren arbeiten und fordern dies aktiv ein. Digitalisierung verändert daher die gesamte Unternehmenskultur. Im Falle des Ausgabenmanagements ermöglicht Clig neben der Einsparung von massiven Prozesskosten durch Digitalisierung zusätzlich eine enorme Erleichterung im Arbeitsalltag von Mitarbeitern. Es fördert darüber hinaus die Autonomie von Mitarbeitern und beschleunigt Arbeitsabläufe, in sehr dynamischen Zeiten.

Clig hilft bei vielen Herausforderungen: Einsparen von Prozesskosten, Erleichterung im Arbeitsalltag, Vorantreiben von Digitalisierung, Förderung von Autonomie.

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