Innovatives Budgetmanagement im Startup

Ineffiziente Abrechnung der Geschäftsausgaben mit einem Prepaid Teambudget überwinden.

Ob Startup oder renommiertes Unternehmen – im digitalen Zeitalter kommt man an einem Einkauf im Internet nicht vorbei. Traditionelle Zahlungsmethoden wie der Kauf auf Rechnung sind hier aber meist nicht möglich. Die Vorteile des Onlinehändlers, wie die anonyme und schnelle Kaufabwicklung über die Kreditkarte, kehren sich für die Einkäufer aber oft ins Gegenteil um. Bei der Nutzung von Firmenkreditkarten sind Karteninhaber und Besteller oft nicht identisch, Rechnungsbelege müssen den Abbuchungen manuell zugeordnet werden. Kurz gesagt: in der Verwaltung steigt der Aufwand.

Die Realität der Kreditkartennutzung

Betriebliche Praxis ist sicherheitsrechtlich bedenklich

Kreditkarten spielen in Deutschland eine immer größere Rolle, seitdem viele Onlineshops diese als eine Zahlungsmöglichkeit anbieten. Bei einem Einkauf bei ausländischen Händlern, bei der Buchung von Flügen oder Hotelunterkünften ist es oft die einzige Möglichkeit der Zahlung. Das gilt sowohl für den privaten als auch für den gewerblichen Bereich. Firmenkreditkarten werden dann oft an den Unternehmensinhaber, den Geschäftsführer oder an einzelne Einkäufer ausgegeben. In der betrieblichen Praxis ist es dann aber üblich, auch Mitarbeitern die Kreditkarten für einzelne Geschäfte zu überlassen. In der Regel gibt man damit auch die Hoheit über die so wichtige Kreditkartennummer und natürlich auch über die PIN bzw. Passwörter ab.


Abrechnung und Controlling der Geschäftsausgaben sind ineffizient

Als zweiter Aspekt muss der deutlich höhere bürokratische Aufwand angesprochen werden, den die Kreditkartenabrechnung mit sich bringt. Klassisch gesehen ist die Kaufabwicklung über die Karte wie ein kleiner Kredit – alle Transaktionen werden monatlich oder gar quartalsweise gesammelt und dann gemeinsam abgerechnet. In der Regel hängt der Buchhalter dann alle ausgedruckten Belege der Kollegen an den Auszug des Kreditkartenunternehmens an und verbucht die Geschäftsvorfälle entsprechend. Welche Ausgaben Mitarbeiter für ein einzelnes Projekt verursachen, wird dann jedoch erst sehr spät sichtbar. Für viele Transaktionen muss der verantwortliche Kollege im Nachhinein ermittelt werden, damit er die Zahlung prüft und die Buchhaltung die Kosten dem richtigen Budget zuordnen kann. Sonst werden Ausgaben für das Online-Marketing des neuen Produkts schnell zu Kosten des Geschäftsführers – und damit nicht in der Produktkalkulation berücksichtigt. Außerdem landen Rechnungen oft im E-Mail-Postfach des Karteninhabers – das Suchen fehlender Belege kann zu einer wahren Herausforderung für den Mitarbeiter im Rechnungswesen werden. Ähnliche Schwierigkeiten gibt es, wenn eine Zahlung verweigert wird oder die Kreditkarte abläuft.


Ineffizient und nicht mehr zeitgemäß - die Kritikpunkte zusammengefasst

Die traditionelle Methode der Abrechnung der Kreditkarten kostet erhebliche zeitliche und personelle Ressourcen, da sie

  • keinen zeitnahen Überblick verschafft, welche Ausgaben Mitarbeiter verursachen
  • nicht transparent ist
  • die Zuordnung auf das Projekt- oder das Teambudget nicht automatisiert
  • verschiedene Kommunikationswege nutzt und somit die einheitlichen Abwicklung verhindert
  • Sicherheitsaspekte verletzt.

Bieten Prepaid Mitarbeiterkarten die Lösung?


Ziel einer Optimierung der Kreditkartennutzung muss eine effizientere betriebliche Abrechnung aller Transaktionen sein, dieser Prozess muss verschlankt und damit transparenter werden. Ein interessanter Ansatz ist daher die Bereitstellung von individuellen Prepaid-Karten für jedes Team bzw. für einzelne Verantwortliche. Solche Prepaid Mitarbeiterkarten sind dann eigentlich keine reinen Kredit- sondern Guthabenkarten, sie werden von Zahlungsdienstleistern im Internet in Zusammenarbeit mit Mastercard angeboten. Sie sind aufladbar – Unternehmen stellen also vorab einen finanziellen Rahmen bereit, der sich dann mit jeder Transaktion verringert. Solch ein Budget kann für ein Team, einen Mitarbeiter oder auch für ein Projekt verwendet werden. Für den unternehmenseigenen Einkauf lohnt sich die Einrichtung einer virtuellen Prepaid-Karte, für Vielreisende oder für Außendienst-Teams kann das Budget auch an eine „richtige“ physische Karte geknüpft werden. Innovative Tools, die online sowohl für die Teammitglieder als auch für die Buchhaltung erreichbar sind, unterstützen diesen Prozess.


Diese Vorteile überzeugen:

  • Eindeutige Zuordnung jeder Transaktion zum Team bzw. Besteller
  • Legitimation durch individuelle Zugangsdaten
  • Digitale Verknüpfung aller Belege – der nächste Schritt zu einer papierarmen Verwaltung
  • Angebotene Schnittstellen automatisieren die Übergabe in das Rechnungswesen
  • Transparente Vorgänge, die allen Berechtigten zugänglich sind
  • Taggenaue Kostenkontrolle und Übersicht über das Team- oder Mitarbeiterbudget in Echtzeit
  • Nutzung eines Kommunikationskanals

Unser Beitrag zur Kostensenkung: Ausgabenabrechnung mit Clig


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